Preparandonos para el cierre de la biblioteca

Cambios a préstamos existentes

Los eventos recientes a nivel global, generan decisiones como el cierre temporal de las bibliotecas.

El cierre preventivo de las bibliotecas nos obliga a pensar en la situación de los usuarios… y surge la necesidad de hacer cambios en vencimientos, reservas y multas de la biblioteca. Lo mismo que evitar notificaciones no deseadas en un contexto de cierre indefinido.

Sistemas como Koha tienen múltiples configuraciones que deben ser revisadas y, si es necesario, hacer cambios directamente en la base de datos o a través de herramientas, desde la interfaz administrativa.

Este artículo trata de cubrir las cuestiones a tener en cuenta dadas las actuales circunstancias.

Los préstamos vigentes tienen fechas de devolución que es necesario ajustar si la biblioteca/sede permanecerá forzosamente cerrada durante un período de tiempo largo.

Los cambios en las reglas de circulación no son retroactivos para todos los ítems que actualmente se encuentren en préstamo. Si desean cambiar fechas de vencimiento esto debe hacerse en la base de datos. Les pedimos que nos avisen, así los asistimos en esta tarea.

Renovación automática

Debido al cierre de las instituciones tal vez las bibliotecas deseen comenzar a utilizar la renovación automática de préstamos, para que los usuarios puedan conservar el material durante más tiempo. Es imprescindible chequear las reglas de circulaciones actuales, y otros elementos necesarios para poder establecer estos parámetros. Para poder realizar esta configuración nueva necesitaremos encender un “cronjob” lo cual lo vamos a hacer nosotros desde Theke. Pero las bibliotecas deberán analizar las diferentes opciones y caminos a decidir junto a nosotros.

Koha registra si un préstamo particular es elegible para renovación automática en el momento del préstamo. Si como biblioteca desean que los préstamos comiencen a renovarse de forma automática necesitaremos editar ciertos parámetros. Desde Theke sin problemas podremos hacerlo pero para esto les solicitaremos que piensen que categorías de usuarios y qué tipo de items podrán acceder a este beneficio temporal.

Marcar la biblioteca como cerrada dentro del calendario

Como agregar fechas: vacaciones, cierres temporales, feriados en el calendario Koha:

Para ingresar al calendario iremos por: Intranet página principal > Herramientas > herramientas adicionales > Calendario.
Para agregar eventos haremos Click en la fecha deseada.
En el formulario que nos aparecerá colocaremos la información correspondiente a nuestro día festivo, cierre, vacaciones, etc. Esta parte nos da la oportunidad de colocar un título y descripción.
Ahora deberemos especificar qué tipo de cierre es. Esto quiere decir ¿es un feriado anual inamovible? ¿siempre va a ser ese mismo día? ¿las vacaciones siempre comienzan en la misma fecha? En otras palabras le daremos la periodicidad que necesitemos. A mano derecha veremos un signo de interrogación si le damos Click nos dará la información detallada de cada una de estas opciones.
Click en guardar para finalizar.
El calendario cuenta también con un código de color, esto sirve para que podamos ver qué tipo de día es de una forma más fácil.
A mano derecha podemos ver qué días la biblioteca estará cerrada organizada por tipo de día (feriados, vacaciones, cerrado por días especiales, etc)

Preferencias del Sistema

Una vez que ya le indicamos a nuestro sistema Koha que estamos cerrados hay ciertas preferencias del sistema que controlan lo que Koha hace con dicha información, se las detallaremos:

“finesCalendar” (calendario de multas): esta preferencia nos da la opcion de 1) que las multas se acumulen mientras la biblioteca permanezca cerrada o 2) que mientras la biblioteca esté cerrada las multas no impactaran en el usuario. Si deseamos que no se acumulen multas mientras la biblioteca esté cerrada le daremos a la preferencia de “Calcular las multas sobre la base de días de atraso no incluyendo los días en que la biblioteca está cerrada“
OverdueNoticeCalendar (Calendario de avisos atrasados): esta preferencia preguntara si queremos o no que los avisos atrasados se envíen mientras la biblioteca permanece cerrada. Para que esto no suceda deberemos indicarle al sistema “utilizar calendario cuando se calcula el periodo para aviso de retrasos”
ExpireReservesOnHolidays (vencimiento de las reservas en días de cierre): este parámetro controla si las reservas pueden ser canceladas de forma automática en los días que la biblioteca se encuentre cerrada. Para realizar esto deberemos colocar “No permitir que reservas vencidas sean canceladas en los días en que la biblioteca esta cerrada”

Las 3 preferencias de sistema que acabamos de nombrar tratan de lo que hace Koha mientras le informemos que la biblioteca permanecerá cerrada. También hay dos preferencias más que controlan como piensa Koha sobre las fechas de cierre, estas pueden no ser relevantes frente a un cierre repentino como el que tenemos al frente en estos momentos, pero si tendrán importancia frente a un cierre próximo pero no de contingencia ni emergencia como el actual.

useDaysMode: Esta preferencia controla como Koha calcula las fechas de vencimiento. Para usar bien esta preferencia deberemos configurarla de la siguiente forma “Calcular la fecha de vencimiento utilizando el calendario para saltear todos los días en los que la biblioteca está cerrada”
ExcludeHolidaysFromMaxPickUpDelay : Esta preferencia controla como Koha calcula las fechas de vencimiento de reservas. Para dejarla programada en estos casos deberemos dejarlo de la siguiente forma “No permitir a los días en que se cierra ser tomados en cuenta en reservas con retraso de retiro máximo” esto servirá para asegurarnos que ninguna reserva tenga fecha de vencimiento mientras la biblioteca se encuentre cerrada.

Las fechas de vencimiento se calculan al momento del préstamo y renovación por lo cual el cambio del parámetro useDaysMode no afectara los ítems que se encuentren ya en préstamo hasta la renovación de los mismos. Las fechas de vencimiento de las reservas se calculan al momento de realizar la misma por lo que cambiar el parámetro ExcludeHolidaysFromMaxPickUpDelay no afectara los ítems que ya se encuentran en espera a su retiro.

Cron Jobs

Cron Job es una utilidad de Linux que establece un comando o secuencia de comandos de horarios en tu servidor para que algunas tareas se ejecuten automáticamente a una hora y fecha especificadas. Una tarea cron es la tarea programada en sí.

Mientras que el calendario y las preferencias de sistema que ya te nombramos nos dan mucho control sobre cómo actuará Koha, podemos ir un poco más allá si desactivamos algunos Cron Jobs. La mayoría de los procesos que ocurren regularmente en nuestros sistemas Koha son iniciados por Cron Jobs programados. Desactivar estos impedirá que Koha ejecute ciertos procesos, algunos de los cron jobs más relevantes son:

fines.pl: Genera multas acumuladas en los ítems atrasados basados en las reglas de préstamo y circulación. Este Cron no puede ser personalizado por sede.
overdue_notices.pl: Genera avisos de atraso basado en los disparadores de avisos de atraso. Este cron no puede ser personalizado por sede; pero sus disparadores sí.
advance_notices.pl: Genera avisos previos y vencidos basados en las preferencias de mensajería de los usuarios. No hay mecanismos dentro de la interfaz administrativa para desactivarlo en masa.
process_message_queue.pl: Envía notificaciones generadas por los cron Jobs anteriores. Este cron si puede ser personalizado por sede.
longoverdue.pl: Marca los ítems atrasados como perdidos y cobrará a los clientes el precio de reemplazo. Este cron no consulta el calendario de la biblioteca y no puede ser personalizado por sede.

Avisos

Puede que su biblioteca no desee enviar avisos mientras se encuentre cerrada. Desactivando los cron job de arriba evitará que los avisos se envíen. Entiéndase como aviso los mails del sistema

Sección de Noticias

Desde la sección Herramientas tenemos la opción de Noticias. Allí podremos colocar la información importante para el cierre de la biblioteca, siempre recordando activarla para que sea visible desde el OPAC. Ejemplo a colocar en dicho espacio : Los eventos recientes a nivel global generan decisiones como el cierre temporal de las instituciones, como las bibliotecas, por consiguiente hasta el (inserte fecha) Biblioteca (inserte nombre) se encontrara cerrada al público. Esperamos que sepan entender esta decisión.

Cuando la biblioteca vuelva a abrir con normalidad

Una vez que nuestra biblioteca se encuentre operando nuevamente las notificaciones atrasadas no se van a generar de forma retroactiva. Para esto, podemos trabajar con ustedes para enviar un aviso especial que informe a los usuarios que los ítems que tienen en préstamo pueden haberse retrasado mientras los avisos de vencimiento estaban desactivados.

Cuando volvamos a poner en marcha todos los cron Jobs atrasados, estos se encargaran de ponerse al día por cuenta propia de los procesos. Por ejemplo si lo tenemos configurado para marcar ítems perdidos a los 40 días de no devueltos, esto se traducirá a “marcar los ítems muy atrasados si la fecha de vencimiento está entre 40 y 365 días atrás”

Recordemos que a los usuarios se les multará el tiempo que hayan estado atrasados los ítems en prestamos antes del primer día del cierre de la biblioteca, pero no por después del mismo, siempre y cuando el calendario de cierre se haya establecido de forma adecuada. Una vez que el cron job de multas esté desactivado no se verán multas acumuladas en Koha y las multas no empezarán a acumularse hasta que el cron no se active nuevamente de forma manual y se actualicen las preferencias de sistema. De forma independiente al cron job de multas, si la preferencia de sistema “FinesMode” está configurada para calcular y “cobrar” las multas preexistentes aparecerán cuando se registre un ítem y las nuevas multas se calcularán para cualquier día que no fuese marcado como cerrado en el calendario.

Es posible que deseen utilizar la funcionalidad de perdonar multas cuando hagamos la devolución de ítems una vez que reabramos la biblioteca.

Envío de aviso masivo a todos los usuarios.

Koha tiene disponible herramientas para envío de avisos fuera del proceso normal de notificaciones, sin embargo no recomendamos usar esta herramienta para el envío de correos masivos a los usuarios, ya que esto podría causar alertas de spam en los usuarios y, si esto sucede, el email de la biblioteca quedará marcado como spam para futuros correos.

Para esto recomendamos que se busque un software de envio de correo electrónico externo como Mail Chip o Constant Contact. Para esto podemos recuperar de forma sencilla todos los correos electrónicos de los usuarios a través de un informe y luego cargar dicha información en el software. Les pedimos que si necesitan ayuda para acceder a este tipo de lista nos den aviso así los podemos ayudar y ya tenerla preparada con anticipación a la apertura.

Para finalizar les pedimos lo siguiente:

En el caso de que su biblioteca tenga más de una sede y alguna no vaya a cerrar nos avisen así podemos adecuar estos consejos a su necesidad.
Desde Theke estaremos trabajando para ayudarlos en lo que más podamos para que este proceso sea lo más fácil para el personal de la biblioteca y sus usuarios.